acht Schritte zu einem erfolgreichen Video-oder Webkonferenz

Eine erfolgreiche Video-oder Webkonferenz kann wirklich einen Schub geben für Ihre Organisation. Online-Conferencing verbindet sich jetzt Menschen in einer Weise, die nicht in der Zeit vor dem Internet möglich war. Doch wie mächtigen Tool als Online-Conferencing ist, funktioniert es am besten, wenn Sie Ihre Konferenzen richtig vorzubereiten. Hier sind einige Schritte, die Sie ergreifen, um sicherzustellen helfen können, dass Ihre nächste Video-oder Webkonferenz ein großer Erfolg ist.

Ein. Achten Sie darauf, alle Ihre Teilnehmer hat genug Bandbreite an seinem Standort.

Es ist nichts frustrierender, als zu versuchen, ein Video online zu sehen, wenn Sie gerade nicht genug Bandbreite, um es zu bekommen. Wenn Ihre Teilnehmer nicht über genügend Bandbreite gibt es Latenzverzögerungen sein, und er oder sie wird nicht in der Lage sein, um die Erfahrung zu genießen oder sich richtig. Die Höhe der Bandbreite, die erforderlich ist von System zu System und auch nach dem, was Funktionen, die Sie während der Konferenz verwenden werden. Features wie Video, Audio, Bildschirm und Application Sharing haben unterschiedliche Anforderungen. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Händler oder Anbieter, um herauszufinden, was die minimalen Anforderungen an die Bandbreite sind, und stellen Sie dann sicher, dass jeder Ihrer Standorte tatsächlich genügend Bandbreite.

2. Testen Sie Ihre Web-Kameras zu sehen, dass sie einwandfrei funktionieren.

Wenn das Video an einem der Standorte beteiligt sind, stellen Sie sicher, dass der Standort hat ihre Kamera getestet, um sicherzustellen, dass alles zufriedenstellend funktioniert. Idealerweise sollten alle Kameras aus dem Video-oder Web-Conferencing-System, dass Sie verwenden werden getestet werden. Eine Kamera, die gut funktioniert wird in einer Anwendung möglicherweise anders arbeiten in einem anderen System. Überprüfen Sie im Voraus, so dass Sie nicht haben, keine Überraschungen am Tag Ihrer Konferenz.

3. Überprüfen Sie Ihre Sound-Equipment im Voraus.

Wenn VoIP (Audio) wird aus der Sitzung selbst verwendet werden, stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer die richtigen Werkzeuge nötig haben, ob diese Werkzeuge Mikrofone, Kopfhörer und Lautsprecher sind.

4. Versorgen Sie Ihre Teilnehmer mit der richtigen Zugang zu Informationen im Vorfeld der Konferenz.

Wenn Audio über eine Audiokonferenz durchgeführt werden, stellen sicher, dass alle Teilnehmer die Einwahlnummer in einwählen und die PIN (Personal Identification Number), die sie benötigen, um den Anruf zugreifen.

5. Führen Sie eine "trial-run" Ihrer Präsentation vor der Konferenz Datum.

Die Moderatoren oder Führer der Konferenz sollte im Voraus zu üben. Wenn eine Präsentation einbezogen werden, um sicherzustellen, dass jeder, präsentiert jedes Material hat diesen Teil der Video-oder Web-Conferencing-System getestet. Die Präsentation, die verwendet werden soll muss an eine andere Partei vor dem Datum der tatsächlichen Treffen nachgewiesen werden.

6. Versorgung Web Zugangsdaten an Ihre Teilnehmer im Vorfeld des Treffens.

Stellen Sie sicher, dass alle Ihre Teilnehmer wissen, wie die Video-und Web "Konferenzraum" zugreifen. Senden Sie eine E-mail "link" für jeden Teilnehmer im Vorfeld des Treffens, so dass sie in der Lage sein den einfachen Zugriff auf die Sitzung, wenn die entsprechende Tag und die Zeit ist gekommen.

7. Holen Sie sich so viel Training wie Sie im Video-oder Webkonferenz-System, dass Sie verwenden werden.

Der Host sollte sehr vertraut und bequem mit dem Video-oder Web-Conferencing-System sie verwenden wollen. Wenn das Training von Ihrem Anbieter oder Provider angeboten wird, dann nutzen Sie diese, um sich mehr mit dem System vertraut. Vertrautheit mit dem System wird Ihnen helfen, um eine einwandfreie Tagung oder Konferenz veranstalten.

8. Führen Sie einen Test Sitzung vor dem großen Ereignis.

Am wichtigsten ist! Führen Sie einen Test Treffen oder zwei Tage vor dem Tag der "großen" Sitzung. Tests helfen Ihnen beseitigen, wie viele Überraschungen wie möglich, bevor Sie alle Ihre Teilnehmer zu sammeln. Ein Treffen frei von technischen Störungen wird weit gehen, um Ihnen dabei helfen, die Ziele Ihrer Konferenz.
Der Schlüssel zu einem erfolgreichen Online-Konferenz, ob es sich um eine Web-Konferenz, eine Videokonferenz oder eine Kombination aus beiden sein, ist die Vorbereitung, Vorbereitung und Zubereitung. Je mehr Sie vorbereiten und desto mehr man übt, desto besser sind Ihre Online-Meetings werden.
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